مدیریت زمان

مدیریت زمان

n    خود ـ ارزیابی

n    مبارزه برای کاهش مکاتبات و رسیدگی مؤثر به کاغذ های کاری

n    برنامه ریزی

n    مدیریت جلسات

n    مدیریت پروژه ها

n    نکات دیگری در باره ی مدیریت زمان و باز نگری

n    جمع بندی و نتیجه گیری

خود ـ ارزیابی

n    تحلیل نحوه کنونی صرف زمان

n    شناخت عوامل اتلاف زمان

n    تغییر عادات وروشهای پیشین

مبارزه برای کاهش مکاتبات

n    حذف برخی اسامی از فهرست نامه های صادره به خارج ازشرکت

n    حذف برخی اسامی از فهرست توزیع نامه ها در داخل شرکت

n    درخواست از همکاران که فقط موارد خاص را گزارش کنند

n     درخواست از همکاران مبنی بر مختصر و فشرده کردن گزارش کار

n    تغییر مسیر نامه ها به هنگام لزوم

n    صحبت کردن را جانشین نوشتن کردن

n    کاستن از حجم کاغذهای ارسالی

n    بازگرداندن کاغذ های کاری غیر ضروری به فرستنده آن ها

رسیدگی مؤثر به کاغذ های کاری

n    به هنگام رسیدگی به نامه های وارده مصمم باشید و قاطعانه عمل کنید.

n    سعی کنید هر یک از مکتوبات را یک بار بررسی کنید.

n    بیش از حد از دفاتر یادداشت استفاده نکنید.

n    محیط کار را در یک زمان مشخص فقط به یک پروژه اختصاص دهید.

n    از کازیه به عنوان محلی برای انبار کردن کاغذ های کاری استفاده نکنید.

n    جهت پیگیری کارهای  ناتمام یک پرونده در دست اقدام تشکیل دهید.

n    کاغذ ها را در قفسه میز دسته بندی  کنید.

برنامه ریزی

n    مشخص ساختن اهداف

n    برنامه ریزی طرح های عملی

n    برنامه های روزانه

مشخص ساختن اهداف

n    اهداف کاری

n    اهداف شخصی

اهداف کاری

n    تا زمان بازنشستگی به چه چیزهایی می خواهم دست یافته باشم؟

n    چه در آمدی را برای خود در نظر دارم؟

n    ترجیح می دهم برای خودم کار کنم یا آن که مدیر ارشد یک شرکت بزرگ باشم؟

n    آیا در همین کشور به کار خود ادامه می دهم یا به خارج از کشور خواهم رفت؟

n    آیا داشتن تحصیلات بالاتر به نفع من است؟

n    در چه مهارت های کاری باید پیشرفت کنم؟

n    کار در کدام صنعت را ترجیح میدهم؟

n    شغل ایده آل من چیست؟

n    به کدام یک از سازمان های حرفه ای ملحق شوم؟

اهداف شخصی

n    سرگرمی ها و علایق خاصی را که مایلم به آن ها بپردازم کدامند؟

n    چه مکانی را برای زندگی می پسندم؟

n    آیا لازم است وقت بیشتری را با خانواده بگذرانم؟

n    مایل هستم به کدام نقاط دنیا سفر کنم؟

n    آیا باید زبان جدیدی بیاموزم؟

n    آیا باید رژیم غذایی مناسب تری در پیش بگیرم؟

n    آیا باید تناسب اندام خود را بهبود بخشم؟

n    خانه مورد علاقه من کدام است؟

برنامه ریزی طرح های عملی

n    اهداف بزرگ را به مراحل قابل دستیابی تقسیم می کند.

n    انگیزه لازم را برای دستیابی به اهداف به وجود می آورد.

n    عملی کردن برنامه هایمان را آسان تر می سازد.

n    نگرش و دیدگاه کلی و مفیدی به ما می دهد.

n    ما را قادر می سازد تا به جای کار های فوری بر کار های مهم تمرکز کنیم.

n    معیاری برای قضاوت در مورد پیشرفت کار در اختیار ما قرار می دهد.

n    ما را یاری می کند تا مشکلات را پیش بینی کنیم.

برنامه های روزانه

n    ما را قادر می سازد تا آگاهانه برنامه ریزی کنیم.

n    به عنوان یک یادآوری کننده عمل می کند.

n    به افکار ما نظم و سامان می بخشد.

n    کمک می کند تا کارها را در مهلت تعیین شده به اتمام رسانیم.

n    انگیزه لازم برای کارها را به وجود می آورد.

n    کمک می کند تا توجه خود را بر اولویت ها متمرکز سازیم.

هشت مرحله برای کارآیی طرح های روزانه

n    برنامه ریزی پنج دقیقه ای

n    انتقال کارهای نیمه تمام امروز

n    برنامه ریزی فعّالیت های فردا

n    در نظر گرفتن فعّالیت هایی که به هدف مربوط می شود

n    کارهایی که حقّ تقدّم دارد

n    محوّل کردن فعّالیت ها

n    تخمین زمان لازم برای اجرای هر فعّالیت

n    بررسی نامه ها و افزودن مواردی از آن ها به فهرست

مدیریت جلسات

n    وظایف رئیس جلسه پیش از آغاز آن

n    وظایف رئیس جلسه

n    وظایف رئیس جلسه پس از خاتمه آن

وظایف رئیس جلسه پیش از آغاز آن

n    آیا تشکیل جلسه واقعاً ضروری است؟

n    چه روش های دیگری به جای تشکیل جلسه وجود دارد؟

n    اهداف جلسه چیست؟

n    چه افرادی باید حضور داشته باشند تا از دستیابی به اهداف اطمینان حاصل شود؟

n    نتایج دستیابی به اهداف چیست؟

n    هزینه تشکیل جلسه چقدر است؟

n    چه وسایل وتسهیلاتی برای تشکیل جلسه ضروری است؟

n    اگر وجود یک دستور کار در جلسه الزامی است، آیا تهیه شده ودر اختیار همگان قرار گرفته است؟

n    آیا تمام شرکت کنندگان از زمان شروع  و محل تشکیل جلسه آگاهی دارند؟

n    آیا همه شرکت کنندگان اطلاعات لازم را دریافت کرده اند؟

n    آیا لازم است همه شرکت کنندگان در تمام طول جلسه حضور داشته باشند؟

وظایف رئیس جلسه

n    همواره جلسات را سر وقت آغاز کنید.

n    اهداف مشخصی برای جلسات تعیین کنید.

n    در طول جلسات همواره نگرش مثبت داشته باشید.

n    اقدامات جلسات قبلی را پی گیری کنید.

n    فردی را که باید صورت جلسه را تهیّه کند، مشخص سازید.

n    شرکت کنندگان کم حرف را به شرکت فعّالانه تشویق کنید.

n    از مطرح شدن موارد جنبی جلوگیری کنید.

n    مباحث را به دستور کار جلسه محدود سازید.

n    در مورد جدول زمانی دستور کار سخت گیر و قاطع باشید.

n    تصمیمات و اقدامات اتخاذ شده را در خلال جلسه و هم  چنین در پایان آن جمع بندی کنید.

n    اطمینان حاصل کنید که کلیه موضوعات دستور جلسه بررسی شده است.

n    جلسه را به موقع خاتمه دهید.

وظایف رئیس جلسه پس از خاتمه آن

n    آیا جلسه موفق بوده است؟

n    آیا افراد مناسب در جلسه شرکت کرده اند؟

n    آیا همه موارد موجود در دستور کار مورد بررسی قرار گرفته است؟

n    چگونه باید به کارهای ناتمام رسیدگی کرد؟

n    آیا صورت جلسه باید توزیع شود؟

n    در آینده چه تغییراتی را باید در روش خود منظور دارم؟

n    آیا بدون تشکیل جلسه نیز می توانستیم به نتایج مشابهی دست یابیم؟

مدیریت پروژه ها

n    برنامه ریزی

n    ارزیابی و بازنگری

برنامه ریزی

n    تعیین هدف

n    تحلیل هزینه ـ فایده

n    تقسیم مراحل پروژه به فعالیت های جداگانه

n    زمان بندی اجرای وظایف

n    محول کردن وظایف در مواقع مناسب

ارزیابی و بازنگری

n    آیا به اهداف پروژه دست یافته ایم؟

n    آیا پروژه در مهلت تعیین شده به پایان رسیده است؟

n    اگر پاسخ منفی است، علت آن چیست؟

n    آیا زمان کافی به برنامه ریزی اختصاص داده شده بود؟

n    آیا تمام کارهای پروژه از قبل مشخص شده بود؟

n    چه مشکلاتی طی پروژه به وقوع پیوست که قابل اجتناب بود؟

n    چه مشکلاتی با برنامه ریزی قبلی قابل پیشگیری بود؟

n    آیا  افرادی که مسئولیت بخش های مختلف پروژه را بر عهده داشتند، برای این کار مناسب بودند؟

n    آیا همه افراد انگیزه تکمیل پروژه را داشتند؟

n    آیا پروژه با بودجه تعیین شده به پایان رسید؟

n    اگر بخواهیم از ابتدا شروع کنیم، عملکرد ما چگونه خواهد بود؟

نکته دیگری درباره مدیریت زمان

n    روش های دیگر مدیریت زمان

روش های دیگر مدیریت زمان

n    زمان وسفر

n    تند خوانی

n    کمال طلبی ممکن است خطر ناک باشد

n    قانون KISS   (رعایت فشردگی و سادگی -   (Keep It Short and Simple

n    قاطعیت

n    انطباق با محیط و شرایط

n    محول ساختن وظایف

n    اتخاذ نگرش مثبت به زندگی

n    اجتناب از ارسال نامه های الکترونیکی بیهوده

جمع بندی و نتیجه گیری

مدیریت زمان  یعنی استفاده ی بهینه از وقت

 برای رسیدن به این هدف باید :

n     عادت های قبل را فراموش کنیم .

n     روش های جدید را بیاموزیم.

n     برای ترک عادات نادرست و یادگیری روش های جدید صبور باشیم.

نقش خلاقیت در مدیریت

نقش خلاقیت در مدیریت 

 

1.مقدمه

2.تعریف خلاقیت در مدیریت

.3.نقش مدیران خلاقیت و نواوری

4.خلاقیت در مدیریت

5.ویزگی دیران خلاق و کار افرین

6.وظایف مدیران خلاق

7.ده راه افزایش خلافیت در مدیریت

8.نتیجه گیری

مقدمه:

پس از گذشت سالهای زیادی،دانش و تجربه بشری به اینجا رسید که  برای تحقق آرمانها،هدف ها،رفع نیازها،مشکلات و در نهایت پیشرفت همه  جانبه جوامع بشری نیازمند سازمان در تمامی حوزه های اقتصادی،سیاسی،اجتماعی،آموزشی،فرهنگی،امنیتی و مانند آنها هستند.و برای دستیابی به موارد مکور چند قرنی است که در کشورهای مختلف جهان سازمانهای کوچک و بزرگ جهانی،منطقه ای و داخلی ایجاد شده است و روز به روز به ابعاد،پیچیدگی و انواع سازمانها اضافه میشود در واقع زندگی بشر امروزی بدون سازمان میسر نیست

سازمانها بری=ای بقا و تداوم نقش مثبت و سازنده خود نیازمند افکار،اندیشه ها ،نظرات تازه و نو هستند تا با دریافت دیدگاه های نو مبتنی بر تحقیقات میدانی و اندیشه ها و تؤری بتوانند پویایی خود را تضمین کنند و گرنه رو به زوال و نابودی هستند.مقاومت سازمان ها در قبال تغییرات و تحولات جهانی  و مطقه ای موجب حذف آنها شده و حتی قادر به حفظ وضع موجود نیز نخواهد بو

د

جریان نوجویی و نوآوری همچون یک جنبشی است که به صورت اشکار و پنهان سایه ود را به روند فعالیت ها می افکند تا دیوارهای کهنه و مندرس روش های نا کار آمد را در هم شکند و بنای نو و مستکم را ایجاد نماید.در حقیقت امروزه شعار((نابودی در انتظار شماست مگر این که خلاق و ن.آور باشید))در جلوی دیدگان بشر امروزی است زیرا نیازهای متنوع و پیچیده انسانها موجب خلاقیت و نوآوری در زندگی انسان ها است تا بتواند استعدادهای فردی و جمعی را شکوفا سازد و در سایه آن بهرهمندی های مادی و معنوی را دریابد

تعریف خلاقیت در مدیریت:

خلاقیت رت شاید بتوان برترین سطحی یادگیری بشر به بالاترین توانمندی تفکر و محصول نهایی ذهن و اندیشه انسان دانست.

افرادی که خلاقیت بالایی دارند دارای خصوصیات شخصیتی و رفتاری ویزه ای هستند که به وسیله این خصوصیات میتوان انها را از سایر افرادی که از خلاقیت کمتری برخوردار هستند تشخیصداد فایده اصلی آشنایی با ویزگی های افراد خلاق این است که میتوانید از انها به عنوان الگوهای رفتاری برای ایجاد و پرورش رفتارهای خلاقانه در کودکان استفاده کنید.

نقش مدیران در خلاقیت و نوآوری:

Ø  خلاقیت یکی از ویزگی های انسان است که با استعدادالهی میتواند بساری از چیزها را خلق نماید

Ø  چنانچه خلاقیت و نوآوری را از صحنه زندگی بشر کنار بگذاریم در واقع تیر خلاص به حرکت، پویایی،بقا و حیات زندگیبشر زدهایم زیرا رکود و تکرار حقیرانه زندگی مساوی مرگ و نابودی است

Ø  در دنیای سازمانی امروز مدیران خلاق،سازمانهای خلاق و کارکنان خلاق اضلاع مثلث خلاقیت هستند که بدون هر یک خلاقیت و نوآوری به سر منزل مقصود نمیرسد ساختار سازمانی مناسب،حمایت،پشتیبانی و تشویق لازم مدیران دو عنصر اساسی در خلاقیت افرادند.و زمینه ها و شرایط خلاقیت امری الزامی است که سازمان ها می بایست آن را فراهم سازند تا به اهداف مورد نظر دست یابند

خلاقیت در مدیریت:

همانطور که اشاره شد سازمانها برای تداوم حیات،بقا،رشد و پیشرفت محتاج خلاقیت و نوآوری هستند سازمانها به خودی خود یک مفهوم هستند که با وجود نیروی انسانی(مدیران و کارکنان)حرکت،پویایی و پیرفت را رقم می زنند

Ø  خلاقیت و نوآوری در سازمانها دارای سه رکن اساسی هستند که در صورت وجود ویزگی های خلاق در هر یک،امکان تحقق همه جانبه خلاقیت و نوآوری بوجود میآید.این ارکان سه گانه شمل مدیران خلاق،سازمانهای خلاق و کارکنان خلاق میباشد که میتوان تاثیر مدیران خلاق را در راس این مثلث قرار داد

Ø  مدیر خلاق:نقش مدیر خلاق در سازمان از ساختار نیروی انسانی،تجهیزات و سایر عوامل تاثیر گذارتر است.چنانچه مدیر از دانش ،اطلاعات،تجربیات و هنر لازم مدیریت بر خوردار باشد تا حدی که بتواند رهبری سازمانی را نیز عملا عهده دار گردد،نقش و تاثیر او دو چندان خواهد شد.نقش مدیریت در مجموعه هایی که خلاقیت و نوآوری از مدیریت میتواند توانایی خلاقیت و نوآوری را در افرا ایجاد،ترویج و تشویق کند و با رفتار و عملکرد او میتواند مانع این امر حباتی گردد.هنر مدیر خلاق عبارت است تز استفاده از خلاقیت دیگران و پیدا کردن ذهن های خلاق

Ø  مدیریت خلاق نمیتواند در بند شیوه های سنتی و معمول باشد،بلکه سبکی را برای مدیریت بر میگزیند که برای سازمان خلاق و نوآور مناسب باشد و منجر به محیطی گردد که روح ابتکار و نوآوری در ان حاکم باشد.

Ø  در سازمانهای خلاق روابط  بین مدیران و کارکنان مبتنی بر صمیمیت،روشنی و تشریک مساعی است و این امر منجر به احسلس امنیت و آرامش خاطر افراد میشود

Ø  مدیران خلاق در ایجاد فرصت های شغلی مناسب،فضا سازی محیط سازمانیبرای تلاش بیشتر کارکنان و بالابردن بازده سازمان نسبت به مدیران غیر خلاق،کارامدتر عمل میکنند.انان در این راه به گونهای ابتکاری در رفع تنگناها و مشکلات میکوشند

Ø  پس مدیران خلاق کسانی هستند که میتوانند به برکت تمایل شخصی خود یا آموزشی که دیدهاند از کسب نتایج خلاق احساس رضایت کنند حتی وقتی که نقش خودشان در نیل به این نتایج غیر مستقیم باشد.مدیریت یک تخصص است که موفقیت درآن به موفق کردن دیگران بستگی دارد

.

ویژگی های مدیران خلاق و کار آفرین:

وظایف مدیران خلاق  از چند زاویه قابل تامل  و بررسی است.وظایف مدیران خلاق از نظر ایجاد شرایط،رشد و توسعه خلاقیت مورد نظر است که به اختصار مورد بررسی است.مدیران کارآفرین به دنبال نوآوری و تغییرات جدید هستند.لذا چنانچه شرایط را تدابیر ایجاد وضع موجود فعالیت ها سزمان و مدیریت سازمان ها است،که برخی از مهمترین مصادیق آن را اشاره می نماییم.

1.کمک به تغییر و تحول ارزشها و هنجارهای نامناسب و نامساعد در کار و تولیو.زیرا ایجاد فرصت کار و تلاش نیازمند اصلاح مقررات،نگرش ها،و محدودیتهای دست و پاگیر که مدیران خلاق از عهده آن بر میآیند ضروری است

2.ریسک پذیری و تحمل ابهام .آنها از شکست خوردن نمیترسند و با قبول یک خطر به دنبال باز کردن فضای کار و رقابت جدید میروند یعنی قبول ابهامی که پیش بینی پذیر نیست

3.استفاده درست از خلاقیت خود و دیگران. مدیران خلاق وکارافرین از این ویژگی در خود و کارکنان به نحو درست و مناسب استفادخ میکنند

4.هماهنگ با شرایط و واقعیت ها مدیران خلاق و کارآفرین باتوجه به سرمایه،منابع انسانی،تجربه و شواهد علمی ولی هماهنگ با شرایط و واقعیت های کار اقدام میکنند

5.توجه به اینده و شکار فرصتهای طلایی مدیران خلاق و کارآفرین به اینده توجه دارند و خود کارکنان را به شکار فرصتهای طلایی ترغیب میکنند آنها در به نتیجه رساندن فرصتها و طرح های ابتکاری حوصله و تحمل فراوانی دارند و با علاقه به پیگیری آنها می پردازند

6.تصمیم گیرندگان مستقل مدیران خلاق و  کارآفرین خود تصمیم گیرنده هستند و کمتر تحت تاثیر القایات دیگران اند.انها متکی به نفس و دارای روحیهای کاملا مستقل هستند به عبارت دیگر اراده قوی از آنان شخصیتی میسازد که میتوانند در برابر ناملایمات مقاومت کنند.اغاز تصمیمات همراه با ریسک و پذیرش طرح های نو نیازمند استقلال در اندیشه و عمل است.

7.رشد دهندگی،علاقه مندی و بهرهوری.مدیران خلاق و کارآفرین به شکفا سازی استعدادهای کارکنان توجه میکنند.مناسب سازی نوع کار با علایق و تخصص کارکنان فراهم آوردن فرصت برای تلاش و انجام کار مورد علاقه آنها،تشویق آنان به ارایه طرح های نو و قدردانی بجا و کافی از زحماتشان به افزایش بازده کاری کمک می کنند.

وظایف مدیران خلاق:

مدیران باید بدانند که سازمان آنها مجموعه زنده انسانی است که در تعامل با ابزار و تجهیزات و مواد میباشد،آنها باید در جهت انطباق و رشد در محیط وبهبود توانایی یادگیری خود و دیگر عناصر انسانی سازمان تحریک کننده و انتخابگر باشد واکنشهای انطباقی را در پبیکره سازمان تقویت کنند تا استعداد و توانایی نوآوری را بهبود دهند.در این صورت مدیران می توانند یادگیری نوآوری را ترویج دهند.لذا مدیران جهت پرورش افراد خلاق و آموزش آنان،موارد زیر را باید امکان پذیر سازند:

1.تحمل مخاطره.کارکنان باید تشویق شوند که بدون ترس از پیامدهای ارایه و اجرای یک برنامه آن را تجربه نموده و اشتباهات را به عنوان فرصت های یادگیری به شمار آورند

2.کاهش کنترل بیرونی.قوانین،مقررات و خطمشی ها و کنترل های مشابه باید به حداقل کاهش یابد

3.کاهش تقسیم کار:از افراط در تقسیم کار پرهی شود تا محدودنگر گشته و وسعت دید را افزایش دهد

4.قبول ابهام:در تاکید بر شفاف ساختن،عینی بودنریالمشخص بودن در فرایند خلاقیت،پرهیز گردد تا محدوده خلاقیت کاهش نیابد

5.تحمل راههای غیر عملی:از جوابهای غیر عملی که ممکن است نابخردانه باشد،باید تحمل نمود شاید برخی از راه حل ها در مواقعی منجر به خلاقیت شود

6.تحمل تضاد:تنوع آرا باید تشویق شود گرچه هماهنگی و توافق بین افراد و واحدها همیشه به علکرد موفق منجر نمیشود

7.تمرکز بر نتایج تا ایزارها:هدفها باید واضح باشد و افراد باید تشویق شوند که راه کارهای متعدد رسیدن آنها را در نظر بگیرندوتمرکز بر نتایج باعث ارایه پیشنهاد و چندین جواب صحیح برای هر مساله معین می شود

8.ارتباطات همه جانبه:ارتباطات باید به طور افقی،عمودی و مورب جریان پیدا کند.جریان آزاد ارتباطات باروری نظریات راآسان می کند

9.ایجاد نظام مشارکت جو:وقتی که کارکنان بدانند در صورت ارایه نظر مورد حمایت و تشوی مدیر قرار میگیرند پیوسته به تفکر و خلاقیت می پردازند اما اگر مدیران به افکار و نظرات نهایی بی اعتنایی کنند شخصیت انسانی افراد را می شکنند و ابتکار را می خشکانند

10.گسترش گروههای کار:در جلسه های گروهی،مسایل از جوانب مختلف مورد بررسی قرار میگیرند و افراد تلاش می کنند نظرات کارسازتری را ارایه دهند

.

ده طریق افزایش خلاقیت در مدیریت:

پروفسور((جان آرش مرهورن))در کتاب مدیریتو رفتار سازمانی ده طریق افزایش خلاقیت را چنین مطرح می سازد:

1.بیش از یک پاسخ((درست))یا بیش از یک((بهترین))راه را جستجو کنید

2.از منطقی بودن بیش از حد بپرهیزید.بگذارید فکرتان آزادانه سیر کند

3.با قواعد چالش داشته باشید.بپرسید چرا:به وضع موجود راضی نشوید

4.سوال((اگر این طور شود چه خواهد شد؟؟؟؟؟؟؟؟))را مطرح کنید

5.بگذارید ابهام بخ شکما کمک کند و بگذارید دیگران چیزها را طور دیگری ببینند

6.از خطا کردن نهراسید،بگذارید آزمون و خطا راهی به سوی موفقیت باشد

7.برای تجربه کردن و تفریح وقت بگذاریدوبگذارید آنها راهی برای کشفیات باشد

8.به بیرون از تخصصتان نگاه کنید تا سایر نرات و دیدگاهها را در یابید

9.از عدم همرنگ شدن حمایت کنیدوبگذارید تفاوت ها وجود داشته باشند

10.به خلاقیت خودتان و دیگران باور داشته باشیدوبگذارید خلاقیت به خود شکوفایی شما کمک کند

نتیجه گیری:

ار آنچه مطرح شد میتوان چنین نتیجه گیری کرد که خلاقیت و نوآوری استعدادهای است که در همه انسانها وجود دارد که این استعداد محتاج زمینه ها و بسترهایی است که با تلاش و کوش فردی و جمعی در شرایط و وضعیت های گوناگون بروز و ظهور می یابد

خلاقیت و نوآوری پدیده ای است که محتاج مدیریت نمودم،برنامه داشتن،هدفمند بودن را می طلبد و با اراده فردی و جمعی ،خود باوری،رنج و تلاش به ثمر نشسته و شگوفایی و پیشرفت را به ارمغان میآورد

خلاقیت و نوآوری شعار گونه  و احساسی هیچگاه ما را به پیشرفت و شکوفایی در تولیدعلم و خدمات و بهره جوی های مادی و معنوی نمیر ساند و به تعبیر مشهور((با حلوا حلوا کردن دهان شیرین نمیشود))بلکه با کوشش و تلاش مستمر،اصالت دادن به علم و دانش واقعی،مدیریت نمودن عمیق و کارآمد می توان از این نعمت خدادادی و الهی بهره فراوان برد

رهبرى در مدیریت

•         تعریف رهبرى

•          فرآیند نفوذ در دیگران و برانگیختن آنها براى همکارى با یکدیگر در جهت تحقق هدف هاى گروهى را «رهبری» مى گویند. یا مى توان گفت: رهبرى استفاده از فرآیند ارتباطات در موقعیتى خاص براى اعمال نفوذ در میان افراد و جهت دادن آنها به سوى مقاصدى مشخص است. و یا رهبرى فرآیند نفوذ در دیگران است به طورى که آنها با اشتیاق و جدیت در دستیابى به اهداف سازمانى تلاش نمایند.

•          «رهبری» را اصولاً «هنر نفوذ در دیگران» مى دانند. بدین معنى که پیروان به دلخواه نه از روى اجبار، از رهبر اطاعت مى کنند.

•          بنابراین، منظور از رهبرى به طور عام، تأثیر گذارى بر افراد و انگیزش آنان به طورى است که از روى میل، علاقه و با اشتیاق براى دستیابى به هدف هاى گروهى تلاش کنند.

•          تعریف مدیریت

•          فرآیند برنامه ریزی، سازماندهی، هدایت و نظارت بر کار اعضاى سازمان و کاربرد کلیه منابع قابل دسترسى براى رسیدن به هدفهاى تعیین شده سازمان را «مدیریت» مى گویند.

•          «مدیریت» به عنوان « هنر انجام دادن کارها به وسیله دیگران» نیز تعریف شده است. چرا که مدیر با اتخاذ تدابیرى براى انجام کارها توسط دیگران و نه شخص مدیر به اهداف سازمان نایل مى شود.

•         تفاوت مدیر و رهبر

•          بسیارى از مدیران سازمان ها، از تفاوت میان رهبرى و مدیریت آگاهى ندارند و همین امر باعث مى شود که در اجراى وظایف سازمانى خود ، به اشتباه عمل کنند.

•          رهبرى همان مدیریت نیست. اگر چه بسیارى از مدیران رهبرند و بسیارى از رهبران مدیر، ولى فعالیت هاى رهبرى و مدیریت فعالیت هاى یکسانى نیست.

•          باید توجه داشت که «مدیریت» با «رهبری» تفاوت هاى عمده اى دارد که باید مدیران در اجراى وظایف خود به این تفاوت ها توجه داشته باشند، براى آشنایى مدیران، به چند مورد از تفاوت هاى یک «مدیر» با یک «رهبر» در یک سازمان اشاره مى کنند:

•          1- مدیران در پست خود منصوب شده اند. آنان قدرت قانونى دارند که اجازه مى دهد در مواقع ضرورى به دیگران پاداش دهند یا آنان را تنبیه کنند. در حالى که یک رهبر ممکن است منصوب شده و یا از درون گروه پدید آمده باشد و این اجازه را نداشته باشد که در مواضع ضرورى دیگران را تشویق یا تنبیه کند چرا که قدرت قانونى ندارد.

•          2- توانایى تاثیرگذارى مدیران بر افراد سازمان، بر مبناى اختیار رسمى است که از پست سازمانى آنها ناشى شده است در حالى که رهبران مى توانند بر عملکرد دیگران تاثیر بگذارند بدون آنکه قدرت تاثیرگذارى آنان از اختیار رسمى ناشى شده باشد.

•          3- مدیر اداره مى کند در حالى که رهبر ابداع مى کند.

•          4- «مدیریت» یک رونوشت است در حالى که «رهبری» یک اصل است.

•          5- مدیر امور را نگهدارى مى کند در حالى که رهبر آنها را بهبود مى بخشد.

•          6- مدیر روى سیستمها و ساختار تمرکز دارد ولى رهبر روى افراد تمرکز مى کند. در واقع مدیریت به فرآیندهاى سازمانى توجهى حساب شده دارد در حالى که رهبرى به کارکنان به عنوان افراد انسانى توجه واقعى دارد.

•          7- مدیر از اجراى یک شغل اطمینان حاصل مى کند، در حالى که رهبر مراقب فردى است که آن شغل را اجرا مى کند و به او توجه دارد.

•          8- مدیر نظارت مى کند، ولى رهبر اعتماد مى پراکند.

•          9- مدیر دیدگاه محدودى دارد، ولى رهبر از دیدگاه وسیعى برخوردار است.

•          10- مدیر «چگونه و چه وقت» را مى پرسد، در حالى که رهبر «چه چیز و چرا» را مى پرسد.

•          11- مدیر نظر به انتهاى خط دارد، ولى رهبر چشم به افق دارد.

•          12- مدیر پیروى مى کند، در حالى که رهبر سرچشمه مى گیرد.

•          13- مدیر وضع موجود را مى پذیرد، ولى رهبر با وضع موجود در جدال است.

•          14- مدیر سرباز قدیمى خوبى است، اما رهبر آدم خودش است.

•          15- مدیر کارها را درست انجام مى دهد، در حالى که رهبر کارهاى درست را، انجام مى دهد

•         مهارتهاى مورد نیاز مدیران

•          مدیران در هر سطحى که باشند و در هر نوع سازمانى که فعالیت کنند باید به مهارتهاى خاصى مجهز شوند تا بتوانند در نیل به اهداف تعیین شده سازمان را یارى رسانند. این مهارتها عبارتند از: مهارتهاى ادارکی، مهارتهاى انسانى و مهارتهاى فنى.

•          1- مهارتهاى ادارکى: این مهارتها توانایى هماهنگى کردن و وحدت همه فعالیت هاى سازمان را به مدیر مى دهند تا بتواند سازمان را به صورت یک کل در محیطى که آن را احاطه کرده است مشاهده، و روابط متقابل بخشهاى مختلف و چگونگى تاثیر تغییر هر قسمت در کل سازمان را پیش بینى کند.

•          مهارتهاى ادارکى توانایى تحلیل موقعیت و تعیین ریشه مسایل و تدوین برنامه مناسب را به مدیر مى دهند. این مهارتها خصوصاً براى مدیران عالى سازمان که باید اهداف وسیع و برنامه هاى بلند مدت سازمان را براى آینده طرح ریزى کنند، ضرورى است.

•          2- مهارتهاى انسانى: این مهارتها به مدیر امکان مى دهند تا با افراد، در کنار آنها و به طور موثر با آنها کار کند. مدیران در همه سطوح به این مهارت نیاز دارند، چون براى نیل به اهداف سازمان به افراد داخل و خارج سازمان وابسته اند. مدیرانى که مهارتهاى انسانى خوبى دارند مى توانند نیازها و انگیزه هاى افراد را درک و آنان را تشویق کنند تا بدون نگرانى در تصمیم گیرى ها مشارکت داشته باشند.

•          3- مهارتهاى فنى: این مهارتها به معنى توانایى به کار بردن ابزار، شیوه ها و دانش مورد نیاز براى اجراى یک زمینه تخصصى است

•           

•           

•           

•           

•         وظایف مدیر

•          براى یک مدیر، وظایف متنوعى عنوان شده است، اما در حالت کلى مى توان وظایف یک مدیر را به صورت زیر خلاصه کرد:

•          1- برنامه ریزى: مدیر اهداف سازمان در درجه اول تعریف مى کند سپس با تعیین راهبرد تحقق این اهداف و ایجاد مجموعه اى از برنامه ها براى یکپارچه و هماهنگ کردن فعالیت در جهت نیل به این هدف ها گام بر مى دارد.

•          2- سازماندهى: مدیر مشخص مى کند که در یک سازمان چه وظایفى باید اجرا شوند و چه کسانى باید این وظایف را انجام دهند. وظایفى که مى توانند با هم یک گروه شغلى تشکیل دهند، تعیین مى شوند.

•          3- هدایت: مدیر فعالیت هاى افراد سازمان را هدایت مى کند و آنها را هماهنگ مى کند و با ایجاد انگیزه در زیردستان فعالیت هاى آن را جهت مى دهد، موثرترین مجارى ارتباط را انتخاب و تعارض میان اعضاى سازمان را بر طرف مى کند.

•          4- نظارت: مدیر براى اطمینان از اجراى درست و به موقع همه کارها عملکرد سازمان را ارزیابى مى کند و عملکرد واقعى سازمان را با هدفهایى که از قبل تعیین شده بود، مقایسه مى کند تا اگر انحراف هایى از برنامه هاى تعیین شده مشاهده شد، آنها را اصلاح کند.

•          5- خلاقیت: مدیر براى آنکه با تحولات شتابان اندیشه ها سازگار شد و در صحنه رقابت با رقباى متعدد دوام بیاورد، باید شرایط لازم را براى بروز خلاقیت یعنى پیدایش اندیشه هاى نو در افراد سازمان به وجود آورد.

•         برخى از خصوصیات عمده براى رهبران موفق

•          برخى اعتقاد دارند که یک شخص یا رهبر متولد مى شود یا نه. از نظر این افراد رهبران ابرمردانى هستند که به علت ویژگى هایى که موهبت الهى است شایستگى رهبرى پیدا کرده اند، بنابراین کسانى مى توانند نقش رهبرى را در سازمان ایفا کنند که داراى خصوصیاتى چون هوشمندی، برونگرایی، تسلط بر خود، اعتماد به نفس، سخنورى و جاذبه کلام، زیبایى و جذابیت سیما و چهره و مانند آنها باشند.

•          از جمله خصوصیات عمده اى که براى رهبران ذکر مى شود، مى توان به موارد زیر اشاره کرد:

•          1- هوش: تحقیقات انجام شده بر روى رهبران موفق سازمانى نشان مى دهد که هوش آنان از میانگین هوش پیروان و زیردستانشان بیشتر است.

•          2- خصوصیات ظاهرى و فیزیکى مانند قد، سیما و حرکات دست.

•          3- بلوغ اجتماعى و وسعت دید: رهبران از جهت عاطفى با ثبات و داراى اعتماد به نفس اند و نسبت به مسایل و رویدادهاى اطراف خود دید و بینش وسیعى دارند.

•          4- رهبران شخصیت برونگرا دارند.

•          5- انگیزه هاى توفیق طلبى و نیل به هدف: رهبران داراى انگیزه هاى قوى براى موفقیت هستند و توفیق طلب اند.

•          6- خصوصیات شغلى مانند پشتکار و تلاش و ابداع و ابتکار.

•          7- خصوصیات اجتماعى مانند مرتب اجتماعى و سیاسى.

•          8- انسانگرایى: انسانگرایى و تاکید بر ارزش انسانها خصوصیت بارز دیگر رهبران موفق است.

•          هر چند که عده اى عقیده دارند که توانایى رهبرى با خصوصیت فرد یا ویژگى هاى موروثى قابل بیان است، ولى باید این نکته را در نظر داشت که مى توان براى رهبر خوب شدن آموزش دید و با برنامه هاى آموزشى یک رهبر موفق شد.

•         نتیجه گیرى:

•          از آنچه گفتیم مى توان دریافت که براى موفقیت یک سازمان، باید به هر دو مقوله «مدیریت» و «رهبری» توجه داشت؛ هر چند یک مدیر موفق مى تواند با توجه به مهارتها و وظایفى که براى وى برشمرده ایم، سازمان را به سوى اهداف خود، پیش ببرد اما این مهارتهاى مدیریتى براى موفقیت در جهان صنعتى امروز کافى نیست. از سوى دیگر در طول تاریخ ثابت شده است که موفقیت یا شکست جنگها، امور تجاری، مسابقه هاى ورزشى و گروههاى معترض سیاسى تا حدود زیادى به رهبرى آنها مربوط مى شود به گونه اى که «بنیس» یکى از نظریه پردازان در مدیریت، در اهمیت «رهبری» معتقد است که «براى بقا در قرن بیست و یکم ما نیازمند نسل جدیدى از رهبران هستیم.». بنابراین باید مدیران سازمان ها در درجه اول به مهارتها و وظایفى که در این نوشتار براى آنها برشمردیم، توجه داشته باشند و در درجه دوم با شناخت اساسى از تفاوت میان مدیریت و رهبرى بتوانند با ترکیب «مدیریت» و «رهبری»، براى تحقق موفقیت سازمان گام بردارند.

: مدیریت کیفیت(کیفیت پنج بعدی)

•      تاکنون واژه "کیفیت" به شکلهای مختلفی تعریف شده است، اما آنچه که امروزه از واژه "کیفیت" برداشت می‌شود چیزی جز رضایت مشتری نیست. آنچه که این تعریف جدید را از سایر تعاریفی که تاکنون در مورد کیفیت داشتیم، متمایز می‌کند وجود بعد زمان در این تعریف است. بدینگونه با توجه به این تعریف "کیفیت" یک خصلت مستقل از زمان نخواهد بود. چون سطح انتظار مشتریان از محصولات مستقل از زمان نیست. با تراکم روزافزون بازار رقابتی و بهبود مداوم محصولات انتظار متقاضیان نیز افزایش خواهد یافت و سطح کیفیتی که امروز آنها را ارضاء‌ می‌کند فردا پاسخگوی انتظارات آنها نخواهد بود. در چنین وضعیتی عامل بقای یک سازمان را چیزی جز بهبود مستمر کیفیت نمی‌توان دانست

بیشتر از تکنیک به مدیری نیاز داریم که...

•      ممکن است تاکنون نام تکنیکهای بیشماری را از قبیل مدیریت کیفیت جامع (TQM) و تکنیکهای تولید ناب         (KAIZEN, 55, ZQC, JIT, TPM, KANBAN, …) شنیده باشید. هدف تمامی این تکنیکها چیزی جز برقراری یک سیستم دائمی بهبود کیفیت نیست. اما آنچه که یک سازمان در بازار امروز به آن نیاز دارد مدیر یا مدیرانی است که بتوانند با بکارگیری بجا و مبتکرانه این راهبردها در بالا بردن سطح انتظار بازار پیش قدم باشند..

2مشکلی که امروزه در کشورهای جهان سوم...

•      یکی از مشکلاتی که امروزه در کشورهای جهان سوم شاهد آن هستیم عدم آشنایی مدیران با این تکنیکها و مفاهیم است و اینکه از مزایای بکارگیری این تکنیکها بی‌اطلاع هستند.

•       اما مشکل عمده‌تر آنجاست که اغلب مدیران ما بکارگیری این تکنیکها را مختص کشورهای توسعه‌یافته می‌دانند

سرچشمه مشکلات...

•      مشکل اول ممکن است از اینجا سرچشمه بگیرد که در اغلب سازمانها اطلاعات مربوط به این مزایا جزء مزایای رقابتی طبقه‌بندی می‌شود

•      مشکل دوم ممکن است به دلیل عدم وجود زمینه‌های لازم اقتصادی باشد اما می‌توان با توجه به سازمان موردنظر یک سطح اقتصادی برای هریک از این تکنیکها تعریف نمود و با تخصیص نیرو و سرمایه بر مبنای آن سطح نتایج شگرفی را حاصل نمود

این تکنیکها در جهت هدف یکسانی سیر می‌کنند

تمامی این تکنیکها در جهت هدف یکسانی سیر می‌کنند می‌توان آنها را پنج بعد بهبود کیفیت نامید:

1.فلسفه بهبود مستمر

2.انسجام در کارها

3.فرهنگ کار گروهی

4.کنترل و تحلیل مستمر

5.آموزش وتمرین مستمر و فراگیر

بعد اول: فلسفه بهبود مستمر

•      در این فلسفه با مفهوم عمیقتری از بهبود آشنا می‌شویم و می‌آموزیم تا به بهبود مستمر کیفیت به عنوان یک ابزار برای رفع سریع مشکلات نگاه نکنیم. قابل ذکر است که در فلسفه بهبود مستمر کلیه عناصر موجود در زنجیره عرضه از قبیل توزیع‌ کنندگان، مشتریان، رقیبان و حتی دست‌فروشان به عنوان عوامل تأثیرگذار بر سیستم بهبود محسوب می‌گردند.

بعد دوم: انسجام در کارها

•      بعد انسجام بر استاندارد کردن فعالیت‌ها، سازگار بودن فعالیت‌های داخلی و خارجی سازمان و سیستمهای کنترلی فراگیر تأکید دارد. در ضمن جذب و هدایت خلاقیت‌ها در محیط کاری و سازگارسازی آنها با استانداردهای موجود از جمله فعالیت‌های مربوط به این بعد می‌باشد. اسکلت و چارچوب این بعدها را عملکردها و فرآیندهای استاندارد و از پیش تعیین شده تشکیل می‌دهد.

بعد سوم: فرهنگ کار گروهی

•      کار گروهی تنها بعدی است که در آن تمامی فعالیت‌ها در جهت جلوگیری از واپاشی سیستم صورت می‌پذیرد و سرمایه‌گذاری برروی این بعد در جهت جلوگیری از فساد سیستم اجتناب‌ناپذیر است. تصحیح و تکامل فرهنگ کار گروهی مشکلترین مرحله در ایجاد بهبود مستمر است. اما ثمره آن تا ابد پشتوانه شما و سازمان شما در بازارهای رقابتی خواهد بود.

بعد چهارم: کنترل و تحلیل مستمر

همانگونه که از نام "کنترل و تحلیل مستمر" برمی‌آید تأکید ما در اینجا پیوستگی و عدم انقطاع در امور نظارتی و تحلیلی محیط کاری و خارج آن است که تضمین‌کننده بازخورد دائمی و متعاقباً بهبود دائمی سیستم شما خواهد بود.

کارآترین عملکرد در برجسته نگهداشتن این بعد را می‌توان تخصیص یک تیم تک‌وظیفه‌ای به این مهم دانست.

بعد پنجم: آموزش و تمرین مستمر و فراگیر

•      آنچه در تشکیل آخرین بعد با آن روبرو هستیم برگزاری دوره‌های آموزشی است. این دوره‌ها ممکن است در جهت بهبود عملکرد کارمندان باشد، مثل دوره‌هایی که در جهت آشنایی اپراتورها با تجهیزات خود برگزار می‌گردند و قدمی موثر در برقراری سیستم نت خودمختار به حساب می‌آیند. از طرف دیگر هر سازمان به یکسری نیروی متخصص نیاز دارد و برای تأمین نیروی واجد شرایط در سطح مورد انتظار برقراری دوره‌های ویژه الزامی خواهد بود. در واقع بروزرسانی شما در سایه این بعد و بعد چهارم امکان‌پذیر خواهد بود.

    این پنج بعد به سه طریق منجر به افزایش کیفیت محصولات خواهد شد:

1- کاهش قیمت کالا: با کاهش هزینه‌های عملیاتی قیمت تمام شده کالا کاهش خواهد یافت و در نتیجه محصول با قیمت پائین‌تری به بازار عرضه خواهد شد و طبق تعریف جدید کیفیت، این به معنای افزایش کیفیت است.

2- کارایی، زیبایی و دوام: با بهبود فرآیندها و عملیات‌ها درصد اشتباهات پرسنل و ماشین‌آلات کاهش یافته و با افزایش دقت در تولید محصولی با کیفیت بالاتر خواهیم داشت.

•      3- محصولات متنوع‌تر، کم‌حجم‌تر و ظریف‌تر: اغلب تکنیکهای تولید ناب و سیستمهای وابسته به مدیریت کیفیت که در محیط کاری بکار گرفته می‌شوند پتانسیل‌هایی را بوجود می‌آورند که با فعال ساختن آنها قادر خواهید بود تا حجم قطعات را کاهش داده و نهایتاً محصولی ظرفیتر به بازار عرضه نمایید. همچنین با بکارگیری تکنیکهایی از قبیل SMED قادر خواهید بود تا زمان نصب و تعویض قطعات را به حداقل رسانیده و محیط تولید را در کوتاهترین زمان و با کمترین هزینه برای تولید محصولی متفاوت سازگار نمائید که نتیجه آن افزایش قدرت شما در ایجاد تنوع در محصولات خواهد بود که به جذب سهم بیشتری از بازار منجر خواهد شد.