مدیریت زمان

مدیریت زمان

n    خود ـ ارزیابی

n    مبارزه برای کاهش مکاتبات و رسیدگی مؤثر به کاغذ های کاری

n    برنامه ریزی

n    مدیریت جلسات

n    مدیریت پروژه ها

n    نکات دیگری در باره ی مدیریت زمان و باز نگری

n    جمع بندی و نتیجه گیری

خود ـ ارزیابی

n    تحلیل نحوه کنونی صرف زمان

n    شناخت عوامل اتلاف زمان

n    تغییر عادات وروشهای پیشین

مبارزه برای کاهش مکاتبات

n    حذف برخی اسامی از فهرست نامه های صادره به خارج ازشرکت

n    حذف برخی اسامی از فهرست توزیع نامه ها در داخل شرکت

n    درخواست از همکاران که فقط موارد خاص را گزارش کنند

n     درخواست از همکاران مبنی بر مختصر و فشرده کردن گزارش کار

n    تغییر مسیر نامه ها به هنگام لزوم

n    صحبت کردن را جانشین نوشتن کردن

n    کاستن از حجم کاغذهای ارسالی

n    بازگرداندن کاغذ های کاری غیر ضروری به فرستنده آن ها

رسیدگی مؤثر به کاغذ های کاری

n    به هنگام رسیدگی به نامه های وارده مصمم باشید و قاطعانه عمل کنید.

n    سعی کنید هر یک از مکتوبات را یک بار بررسی کنید.

n    بیش از حد از دفاتر یادداشت استفاده نکنید.

n    محیط کار را در یک زمان مشخص فقط به یک پروژه اختصاص دهید.

n    از کازیه به عنوان محلی برای انبار کردن کاغذ های کاری استفاده نکنید.

n    جهت پیگیری کارهای  ناتمام یک پرونده در دست اقدام تشکیل دهید.

n    کاغذ ها را در قفسه میز دسته بندی  کنید.

برنامه ریزی

n    مشخص ساختن اهداف

n    برنامه ریزی طرح های عملی

n    برنامه های روزانه

مشخص ساختن اهداف

n    اهداف کاری

n    اهداف شخصی

اهداف کاری

n    تا زمان بازنشستگی به چه چیزهایی می خواهم دست یافته باشم؟

n    چه در آمدی را برای خود در نظر دارم؟

n    ترجیح می دهم برای خودم کار کنم یا آن که مدیر ارشد یک شرکت بزرگ باشم؟

n    آیا در همین کشور به کار خود ادامه می دهم یا به خارج از کشور خواهم رفت؟

n    آیا داشتن تحصیلات بالاتر به نفع من است؟

n    در چه مهارت های کاری باید پیشرفت کنم؟

n    کار در کدام صنعت را ترجیح میدهم؟

n    شغل ایده آل من چیست؟

n    به کدام یک از سازمان های حرفه ای ملحق شوم؟

اهداف شخصی

n    سرگرمی ها و علایق خاصی را که مایلم به آن ها بپردازم کدامند؟

n    چه مکانی را برای زندگی می پسندم؟

n    آیا لازم است وقت بیشتری را با خانواده بگذرانم؟

n    مایل هستم به کدام نقاط دنیا سفر کنم؟

n    آیا باید زبان جدیدی بیاموزم؟

n    آیا باید رژیم غذایی مناسب تری در پیش بگیرم؟

n    آیا باید تناسب اندام خود را بهبود بخشم؟

n    خانه مورد علاقه من کدام است؟

برنامه ریزی طرح های عملی

n    اهداف بزرگ را به مراحل قابل دستیابی تقسیم می کند.

n    انگیزه لازم را برای دستیابی به اهداف به وجود می آورد.

n    عملی کردن برنامه هایمان را آسان تر می سازد.

n    نگرش و دیدگاه کلی و مفیدی به ما می دهد.

n    ما را قادر می سازد تا به جای کار های فوری بر کار های مهم تمرکز کنیم.

n    معیاری برای قضاوت در مورد پیشرفت کار در اختیار ما قرار می دهد.

n    ما را یاری می کند تا مشکلات را پیش بینی کنیم.

برنامه های روزانه

n    ما را قادر می سازد تا آگاهانه برنامه ریزی کنیم.

n    به عنوان یک یادآوری کننده عمل می کند.

n    به افکار ما نظم و سامان می بخشد.

n    کمک می کند تا کارها را در مهلت تعیین شده به اتمام رسانیم.

n    انگیزه لازم برای کارها را به وجود می آورد.

n    کمک می کند تا توجه خود را بر اولویت ها متمرکز سازیم.

هشت مرحله برای کارآیی طرح های روزانه

n    برنامه ریزی پنج دقیقه ای

n    انتقال کارهای نیمه تمام امروز

n    برنامه ریزی فعّالیت های فردا

n    در نظر گرفتن فعّالیت هایی که به هدف مربوط می شود

n    کارهایی که حقّ تقدّم دارد

n    محوّل کردن فعّالیت ها

n    تخمین زمان لازم برای اجرای هر فعّالیت

n    بررسی نامه ها و افزودن مواردی از آن ها به فهرست

مدیریت جلسات

n    وظایف رئیس جلسه پیش از آغاز آن

n    وظایف رئیس جلسه

n    وظایف رئیس جلسه پس از خاتمه آن

وظایف رئیس جلسه پیش از آغاز آن

n    آیا تشکیل جلسه واقعاً ضروری است؟

n    چه روش های دیگری به جای تشکیل جلسه وجود دارد؟

n    اهداف جلسه چیست؟

n    چه افرادی باید حضور داشته باشند تا از دستیابی به اهداف اطمینان حاصل شود؟

n    نتایج دستیابی به اهداف چیست؟

n    هزینه تشکیل جلسه چقدر است؟

n    چه وسایل وتسهیلاتی برای تشکیل جلسه ضروری است؟

n    اگر وجود یک دستور کار در جلسه الزامی است، آیا تهیه شده ودر اختیار همگان قرار گرفته است؟

n    آیا تمام شرکت کنندگان از زمان شروع  و محل تشکیل جلسه آگاهی دارند؟

n    آیا همه شرکت کنندگان اطلاعات لازم را دریافت کرده اند؟

n    آیا لازم است همه شرکت کنندگان در تمام طول جلسه حضور داشته باشند؟

وظایف رئیس جلسه

n    همواره جلسات را سر وقت آغاز کنید.

n    اهداف مشخصی برای جلسات تعیین کنید.

n    در طول جلسات همواره نگرش مثبت داشته باشید.

n    اقدامات جلسات قبلی را پی گیری کنید.

n    فردی را که باید صورت جلسه را تهیّه کند، مشخص سازید.

n    شرکت کنندگان کم حرف را به شرکت فعّالانه تشویق کنید.

n    از مطرح شدن موارد جنبی جلوگیری کنید.

n    مباحث را به دستور کار جلسه محدود سازید.

n    در مورد جدول زمانی دستور کار سخت گیر و قاطع باشید.

n    تصمیمات و اقدامات اتخاذ شده را در خلال جلسه و هم  چنین در پایان آن جمع بندی کنید.

n    اطمینان حاصل کنید که کلیه موضوعات دستور جلسه بررسی شده است.

n    جلسه را به موقع خاتمه دهید.

وظایف رئیس جلسه پس از خاتمه آن

n    آیا جلسه موفق بوده است؟

n    آیا افراد مناسب در جلسه شرکت کرده اند؟

n    آیا همه موارد موجود در دستور کار مورد بررسی قرار گرفته است؟

n    چگونه باید به کارهای ناتمام رسیدگی کرد؟

n    آیا صورت جلسه باید توزیع شود؟

n    در آینده چه تغییراتی را باید در روش خود منظور دارم؟

n    آیا بدون تشکیل جلسه نیز می توانستیم به نتایج مشابهی دست یابیم؟

مدیریت پروژه ها

n    برنامه ریزی

n    ارزیابی و بازنگری

برنامه ریزی

n    تعیین هدف

n    تحلیل هزینه ـ فایده

n    تقسیم مراحل پروژه به فعالیت های جداگانه

n    زمان بندی اجرای وظایف

n    محول کردن وظایف در مواقع مناسب

ارزیابی و بازنگری

n    آیا به اهداف پروژه دست یافته ایم؟

n    آیا پروژه در مهلت تعیین شده به پایان رسیده است؟

n    اگر پاسخ منفی است، علت آن چیست؟

n    آیا زمان کافی به برنامه ریزی اختصاص داده شده بود؟

n    آیا تمام کارهای پروژه از قبل مشخص شده بود؟

n    چه مشکلاتی طی پروژه به وقوع پیوست که قابل اجتناب بود؟

n    چه مشکلاتی با برنامه ریزی قبلی قابل پیشگیری بود؟

n    آیا  افرادی که مسئولیت بخش های مختلف پروژه را بر عهده داشتند، برای این کار مناسب بودند؟

n    آیا همه افراد انگیزه تکمیل پروژه را داشتند؟

n    آیا پروژه با بودجه تعیین شده به پایان رسید؟

n    اگر بخواهیم از ابتدا شروع کنیم، عملکرد ما چگونه خواهد بود؟

نکته دیگری درباره مدیریت زمان

n    روش های دیگر مدیریت زمان

روش های دیگر مدیریت زمان

n    زمان وسفر

n    تند خوانی

n    کمال طلبی ممکن است خطر ناک باشد

n    قانون KISS   (رعایت فشردگی و سادگی -   (Keep It Short and Simple

n    قاطعیت

n    انطباق با محیط و شرایط

n    محول ساختن وظایف

n    اتخاذ نگرش مثبت به زندگی

n    اجتناب از ارسال نامه های الکترونیکی بیهوده

جمع بندی و نتیجه گیری

مدیریت زمان  یعنی استفاده ی بهینه از وقت

 برای رسیدن به این هدف باید :

n     عادت های قبل را فراموش کنیم .

n     روش های جدید را بیاموزیم.

n     برای ترک عادات نادرست و یادگیری روش های جدید صبور باشیم.